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Bücherregal mit Ausleihscheinen und Vertretern in der Bibliothek des DHI Paris
Bücherregal mit Ausleihscheinen und Vertretern in der Bibliothek des DHI Paris

Ausleihzettel und Stellvertreter im Zeitalter von RFID

| 8 Kommentare

Während andernorts die Selbstverbuchung über RFID längst zum Alltag gehört, wären viele kleinere Bibliotheken sicherlich schon froh, sie könnten ihren Nutzern das lästige Ausfüllen von Ausleihzetteln und Stellvertretern von Hand ersparen. Mir ist es jedenfalls immer peinlich, den Lesern unsere Ausleihzettel mit doppeltem Durchschlag hinzulegen, die wir für die Magazinausleihe benutzen. Das wirkt für eine moderne Spezialbibliothek, die wir ja sein wollen und ansonsten natürlich auch sind, etwas rückständig.

Doch gerade bei Ausleihsystemen zeigt sich der für kleinere Bibliotheken oftmals schwierige Umgang mit Softwarelösungen: Fertige Bibliothekssysteme sind zumeist überdimensioniert (und zu teuer) und bieten Funktionalitäten, die gar nicht benötigt werden. Für kleinere und open source-Angebote braucht man wiederum entsprechende Kompetenzen, um die Systeme konfigurieren zu können. Hinzu kommt, dass man zwar den Nutzern die Arbeit erleichtert, dafür aber Geschäftsgänge intern oftmals verkompliziert. Was also tun?

Als Präsenzbibliothek brauchen wir keine Ausleihe im klassischen Sinn, da kein Buch das Haus verlässt. Mahnwesen, Verlängerungen etc. sind überflüssig. Doch da gut zwei Drittel des Bestandes in nicht zugänglichen Magazinen untergebracht ist, haben wir eine rege Magazinausleihe, die es zu steuern gilt. Während die auswärtige Leserschaft dies durch Ausleihzettel angibt, gehen die Forscher/innen des Hauses selbst in die Magazine und machen die Ausleihe der Bücher in ihre Büros durch Stellvertreter kenntlich.

Ein elektronisches Ausleihsystems mit Bestellfunktion über den OPAC würde also beiden Nutzergruppen das händische Ausfüllen von Zetteln ersparen. Das Bibliothekspersonal könnte auch gleich am Rechner sehen, wo das Buch ist und nicht erst im Magazin durch den Stellevertreter entdecken, dass man nun doch in das Büro XY gehen muss. Ein weiterer Vorteil liegt außerdem in der Statistik, die ein Ausleihsystem mit sich bringt und zeigt, welche Bestände in den Lesesaal ausgeliehen werden. Die Einführung des Systems bietet außerdem eine Gelegenheit zur Revision.

Dafür müssen die Bücher dann bei der Ausleihe und Rückgabe verbucht werden. Auch da staunen Leser manchmal, hieß es neulich irgendwo, wie lange so ein Vorgang dauern kann. Die Buchnummer wird eingescannt, der diensthabende Bibliothekar starrt auf seinen Bildschirm, das System hakt… wäre da so ein Ausleihzettel nicht schon längst ausgefüllt?

Und schließlich: das Aufkleben der Etiketten in rund 140.000 Bücher. Die Frage treibt uns um, ob man – wenn man den Aufwand schon betreibt – nicht lieber gleich RFID-fähige Etiketten einklebt. Der Bedarf zur Nutzung der Technologie ist im Moment nicht vorhanden. Selbstverbuchungsstationen für uns überflüssig. Aber vielleicht gibt es dafür zukünftig eine Nutzung?

Gibt es Erfahrungen zur Einführung automatischer Ausleihverbuchung aus anderen kleineren Bibliotheken? Hat sich der Aufwand gelohnt?

Autor: Mareike König

Leiterin der Bibliothek am Deutschen Historischen Institut Paris

8 Kommentare

  1. Liebe Mareike, wir sind als Präsenzbibliothek in einer ähnlichen Situation und machen es so: Die BenutzerInnen bestellen über den OPAC, sie müssen/können sich dort nicht einloggen, sondern nur ihren Namen eingeben. Die Kollegen im Magazin drucken die Bestellung zwei Mal aus. Ein Zettel (bei uns heißt das „Juxte“, keine Ahnung, warum) kommt als Stellvertreter ins Regal, der zweite ins bestellte Buch. Wenn die BenutzerInnen das Buch bei uns im Lesesaal benutzen wollen, gehen sie mit ihrem Bibliotheksausweis zur Buchausgabe. Dort legt die Kollegin den Ausweis und die Juxten in eine Kartei und händigt die Bücher aus. Wenn die Leute die Bücher zurückbringen, wird die Juxte entsorgt und sie bekommen ihren Ausweis retour.
    Nur bei der Ausleihe, die für Bedienstete der Stadt möglich ist, wird ein Ausleihschein mit Durchschlagpapier ausgefüllt. Das ist mir schon peinlich genug ;-) mühsam, vor allem, wenn mehrere Bücher auf einmal ausgeliehen werden…

    • Liebe Monika, danke für den Kommentar. Man könnte tatsächlich mal die Sozialgeschichte der Bibliotheksausleihe und ihrer Ausleihzettel schreiben. Im Französischen heißen die Vertreter „Phantome“.
      Interessant finde ich, dass man bei Euch also über den Opac bestellen kann, dann aber das Buch nicht mehr verbucht werden muss. Vermutlich, da eine Anzeige im Katalog „ausgeliehen“ wenig sinnvoll ist, wenn das Buch ja doch im Gebäude ist und eingesehen werden könnte. Das wäre vielleicht auch für uns eine Idee…

      • das Nicht-verbucht-werden hat auch Nachteile, da die BenutzerInnen nicht sehen, ob ein Buch ausgeliehen ist, und vielleicht zu uns fahren und dann das Buch nicht erhalten. Wenn ein Bibliotheksmitarbeiter das Buch am Arbeitsplatz hat, fragen wir in dringenden Fällen durchaus auch nach, ob wir es kurz für den Benutzer haben können, aber wenn es jemand aus einer anderen Abteilung der Stadtverwaltung ist, machen wir das nicht. Wir haben aber gerade auf ein neues Bibliothekssystem umgestellt, wo wir auch eine richtige Ausleihverwaltung haben werden, aber dieses System hat doch recht lange ganz gut funktioniert.

  2. Liebe Frau König,
    auch meine Bibliothek ist als durchaus moderne wissenschaftliche Spezialbibliothek einer Bundesbehörde mit vergleichbarer Struktur in einer ähnlichen Situation wie Ihre. Etwa 140.000 Medieneinheiten, keine Ausleihe an Externe, lediglich an HauswissenschaftlerInnen, dann aber meist mittel- bis langfristig völlig ohne Verlängerungen und Mahnwesen. Viel (dauerhaft) ausgeliehen, aber nur geringer (täglicher) Umsatz. Der Umstellungsaufwand wäre relativ gesehen sehr hoch. Deshalb nach wie vor handgeschriebene Ausleihzettel mit Zettellleihkartei. Hauptnachteil des Verfahrens: nicht die fehlende Geschwindigkeit, das spielt bei der geringen Ausleihquote keine Rolle. Nicht das Peinlichkeitsgefühl des Bibliothekars, das muss ich aushalten. Sondern die entstehenden Fehler durch schlechte Handschriften bzw. Verschreiber. Dafür aber großer Vorteil in unserer Situation: unsere WissenschaftlerInnen dürfen ohne Aufsicht auch ausleihen, wenn wir den Ausleihplatz mangels Personal nicht besetzt halten können, die Bibliothek intern aber geöffnet ist, z.B. morgens zwischen 7 und 9 Uhr oder in der Mittagspause. Genau so können die NutzerInnen Rückgaben einfach an einer bestimmten Stelle in der Bibliothek deponieren, wenn niemand da ist. Es geht da absolut unbürokratisch zu. Insofern ist das Ausfüllen von Leihzetteln nichts anderes als eine analoge Selbstverbuchung. Diese Flexibilität wäre mit Barcode-Verfahren nicht möglich – aber natürlich mit RFID. Aber bei letzterem, abgesehen vom großen Umstellungsaufwand: versuchen Sie mal in Zeiten von Einsparzwängen bei der Hausleitung die enormen Kosten für die RFID-Einführung zu begründen, wenn Sie bisher damit ausgekommen sind, alle 2 Jahre für 500 Euro Leihscheine drucken zu lassen … Mein Fazit in dieser Situation: Für Barcode lohnt sich der Umstellungsaufwand nicht, wir werden dadurch unflexibler; und bezüglich RFID in aller Ruhe abwarten, wie es dort weitergeht.
    Zufälligerweise war ich heute in einer anderen Bonner Bibliothek mit ähnlicher Struktur und einer bezüglich dieses Problems exakt gleichen Vorgehensweise: nach wie vor konventionelle Leihzettel. Und ich weiß von einer weiteren großen, strukturell aber ebenfalls vergleichbaren, hochspezialisierten wissenschaftlichen Spezialbibliothek in Bonn: Ausleihzettel.

    • Lieber Herr Hachmann,
      vielen Dank für Ihren Kommentare und die Beispiele anderer Bibliotheken mit Ausleihzettel. Die Gründe leuchten mir ein! Und das mit den schlecht leserlich ausgefüllten Vertretern kennen wir auch.

      Den Hinweis auf die „analoge Selbstverbuchung“ finde ich sehr passend. Wir würden diesen Teil dann zukünftig als Dienstleistung für unsere Forscher/innen übernehmen. Diese könnten weiterhin am Regal direkt die gewünschten Medien holen, das aber über den Bestellknopf am OPAC sichtbar machen. Daraufhin wird automatisch in der Ausleihe ein Bestellzettel gedruckt, den wir dann verbuchen würden.
      Eine Hoffnung ist auch, dass die Wissenschaftler/innen die Selbstverbuchung über das Bestellen per OPAC eher vornehmen, als das Ausschreiben eines Vertreters. Das wird nämlich – leider – auch sehr oft vergessen. Und beim Ausscheiden der Wissenschaftler/innen können wir nicht wirklich sehen, ob sie auch alle Bücher wieder abgegeben haben. Manchmal ziehen wir noch Jahre später einen Vertreter, bei dem der Ausleiher schon lange nicht mehr am Institut ist.

  3. Hallo Mareike,

    ich hab in der OPL an Konrad-Zuse-Zentrum für Informationstechnik (ZIB) in Berlin gearbeitet. Die kleine Bibliothek ist eine Präsenzbibliothek und versorgt vor allem die Mitarbeiter des ZIBs, KOBVs und Friedrich-Althoff-Konsortiums. Dort hat man das mühsame Verfahren (Zettel ausfüllen) extrem vereinfacht. Die Bücher erhalten bei der Einarbeitung gleich eine Stellvertreterkarte eingelegt. Auf dieser wird dann der Name und das Datum der Entleihung eingetragen. Statt des Klarnamen könnte man ja aus Datenschutzgründen auch eine zugewiesene und nur für die Bibliothekare entschlüsselbare ID jedem Nutzer geben, sozusagen die Nutzernummer. Die Karte wird zurückgelassen und durch die studentische Hilfskraft in das Verbuchungssystem eingetragen. Die Buchkarten werden dann in Stellvertreterhüllen gesteckt und im Regal einsortiert. Wird das Buch zurückgebracht, wird das Buch zurückgebucht, die Stellvertreterkarte gezogen und damit ist der Vorgang erledigt.

    • Liebe Dörte, sehr gute Idee, mit dem Einlegen der Stellvertreterkarte ins Buch. Das erspart den Nutzer/innen die Schreibarbeit. Ein wenig neidisch wird man aber schon beim Lesen der neuen „Stimme“ heute über die eigene Online-Verbuchung über das Smartphone… und es ist schon interessant, in welche unterschiedlichen Richtungen das geht.

  4. Pingback: Gelesen in Biblioblogs (41.KW’11) « Lesewolke

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