(Umfrage zur Vorbereitung des Workshop 5 der Tagung "Offene Archive 2.2 – Social Media im deutschen Sprachraum und im internationalen Kontext", Siegen, 3.-4.12.2015 - http://archive20.hypotheses.org/konferenz-2015)

Im Rahmen der Vorbereitung des Workshop „Web 2.0-taugliche Erschließungssoftware“ auf der o.g. Konferenz soll diese Umfrage helfen, den Status quo und den Bedarf an softwaretechnischen Instrumenten in den einzelnen Archiven und bei den einzelnen Archivarinnen und Archivaren zu ermitteln. Die breitflächige Verfügbarkeit und leichte Bedienbarkeit solcher Instrumente kann als Voraussetzung für eine spürbare Anpassung von Inhalten und Strukturen archivischer Findmittel und Findmittelsysteme an die aktuellen technischen Möglichkeiten und Entwicklungen angesehen werden. Für die Fragestellungen ist eine Aufteilung in zwei getrennte Adressatenkreise vorgesehen.

Der erste der im Folgenden beschriebenen Fragebogen richtet sich an berufsmäßige Archivarinnen und Archivare aller Ausbildungsebenen und an weitere mit der Betreuung von Archiven (etwa in wissenschaftlichen Institutionen) beauftragte Personen.

Die Umfrage, die sich an die Nutzerinnen und Nutzer von Archiven wendet, findet sich im zweiten Abschnitt dieses Beitrags. Diese hingegen sollte anders herum von Archivaren etc. nicht ausgefüllt werden.

1. Umfrage an Archivarinnen und Archivare

Die Umfrage geht von der These aus, dass die Anwendung moderner Web-Technologien (Web 2.0 und Web 3.0) sowie der Social Media im Archivwesen wesentlich davon abhängt, inwiefern entsprechende Funktionen in Standardarchivsoftware integriert sind. Nur dann sei mit einem Verlust des singulären Projektcharakters und mit einem standardmäßigen Einsatz der Technologien durch Archivar(inn)e(n) zu rechnen.

Mit Web 2.0 (3.0)-Technologien sind softwarebasierte Funktionen gemeint, die geeignet sind, Nutzer und Archiv in gegenseitige Interaktions- und Partizipationsverhältnisse („Mitmacharchiv“) zu bringen. Dabei können sich diese Formen der Kommunikation in unterschiedlichen Bereichen der Arbeit der Archive bewegen (z.B. Erschließung, Bewertung, Öffentlichkeitsarbeit).

Die Verknüpfung mit der Erschließung und mit Erschließungssoftware, um die es in dieser Umfrage geht, sieht als ein Ziel der Nutzung dieser neuen Technologien durch Archive, externe Ressourcen in die Erfüllung archivarischer Kernaufgaben zu integrieren und mit neuen Formen der Zugänglichmachung von Erschließungsinformation den Anforderungen der Digital Humanities künftig besser zu entsprechen.

Um die Entwickler und Anbieter von Archivsoftware für die neuen Desiderate zu sensibilisieren, soll die Auswertung dieser Umfrage zunächst dazu genutzt werden, um ausgewählte Ansprechpartner zu einer Stellungnahme und einem Lösungsvorschlag im Workshop „Web 2.0-taugliche Erschließungsoftware“ auf der Konferenz „Offen Archive 2.2 – Social Media im deutschen Sprachraum und im internationalen Kontext“ zu motivieren. Ferner werden die Auswertungen in anonymisierter Form auf dem Blog Archive 2.0 (http://archive20.hypotheses.org) veröffentlicht werden.

Link zum Online-Fragebogen: https://ubayreuthmarketing.qualtrics.com/SE/?SID=SV_3z0CrmnCOeMgi7r

2. Umfrage an Nutzerinnen und Nutzer von Archiven

Moderne Webtechnologien, die sich hinter den Bezeichnungen Web 2.0 und Web 3.0 verbergen, setzen auf gegenseitige Interaktion zwischen User und Anbieter und auf Partizipation beider Gruppen an ihren jeweils mit der Nutzung und Bereitstellung von Webinhalten verbundenen Interessen. Ein drittes wesentliches Merkmal ist die aktive Bereicherung der Inhalte durch die Nutzer durch die Inanspruchnahme unterschiedlicher Angebote auf diesem Gebiet.

Die Komponente semantischer Metadaten in Web 3.0-fähigen Internetangeboten stellt für Findmittelressourcen wie Kataloge oder Findbücher von Archiven einen für entsprechende Suchstrategien der Nutzer wichtiges Betätigungsfeld dar. Die Einbindung der Nutzer bei der Anreicherung entsprechender Metadaten in Gestalt erweiterter Crowdsourcing-Modelle kann als Partzipationsform dazu beitragen, den Nutzungsgewohnheiten und Suchstrategien des wissenschaftlichen Kundenkreises der Archive mehr entgegenzukommen als es bisher möglich war. Die Einbindung von Linked Data in die Erschließung von Archivgut, die stärkere Betonung der Beschreibung von Beziehungsgemeinschaften (relationships) zwischen Objekten und Akteuren (RDF) und die Notwendigkeit der Erarbeitung geeigneter Ontologien sind Aufgaben, deren Tiefe, Breite und Qualität maßgebend von den möglichen Beteiligungsformen und dem tatsächlichen Beteiligungsinteresse potentieller Archivnutzer abhängen wird.

In diesem Fragebogen soll ermittelt werden, inwieweit wissenschaftliche Nutzer von Archiven bereit und in der Lage sind, sich aktiv in Prozesse der Anreicherung der Metadaten von Archivgutbeschreibungen im Zuge ihrer Archivnutzungen einzubringen. Des Weiteren soll erfragt werden, inwiefern erweiterte Rechercheangebote und Mögichkeiten der Web2.0-basierten Interaktion auf das Interesse potentieller Archivnutzer stößt bzw. stoßen wird.

Link zum Online-Fragebogen: https://ubayreuthmarketing.qualtrics.com/SE/?SID=SV_ekAk8ROMhzLHpLn

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

zur Vorbereitung eines Workshop auf der Konferenz "Offene Archive 2.2" bitte ich Sie als Archivarinnen und Archivare, den verlinkten kurzen Fragebogen über Ihre Vorstellungen hinsichtlich einer zeitgemäßen Erschließungssoftware auszufüllen.

Ich bitte zugleich dringend darum, den Fragebogen nicht auszufüllen, falls Sie nicht als Archivar(in), FAMI oder in archivarischer Funktion, sondern "nur" als Archivnutzer(in) tätig sind. Für Archivnutzer wird es einen eigenen Fragebogen geben. Beide korrespondieren miteinander. Sie können den Bogen gerne an Kollegen weiterverteilen.

https://ubayreuthmarketing.qualtrics.com/SE/?SID=SV_3z0CrmnCOeMgi7r

Dieser Beitrag, der eigentlich auf Universitätsarchive Bezug nimmt, betrifft in weiten Strecken Archive im Allgemeinen, geht dann jedoch speziell auf den Rang der Professorennachlässe ein.

Textauszug:

"Dieser Perspektivenwechsel zwischen Primär- und Sekundärzweck von Schriftgut ist die Ursache dafür, den Archivar mit dem römischen Gott Janus zu vergleichen. Die Generaldirektion der Staatlichen Archive Bayerns verleiht sogar alle zwei Jahre den Anerkennungspreis des „Bayerischen Janus“ an verdiente Archive. Des Janus großer Schatz war die Nymphe Cardea. Nur durch seine physiologisch bedingte Umsicht war es ihm gelungen, die flüchtige Nymphe zu halten und sie endlich höherem Ruhm und Ansehen zuzuführen, indem durch ihn auch sie in die Reihe der römischen Gottheiten gelangte.

[...]

Cardea ist demnach das Sinnbild für die Archivbestände, den Schatz des Archivs.

Lassen Sie uns nun auf die spezifischen Archivbestände eines Universitätsarchivs sehen und kennenlernen, welche Gestalt die akademische Cardea hat [...]"

Der ganze Beitrag auf UniBloggT: http://unibloggt.hypotheses.org/474

Vorankündigung!

Das Universitätsarchiv der Universität Bayreuth,
die (künftige) Forschungsstelle für Geistiges Eigentum, Gemeinfreiheit und Wettbewerbsrecht an der Universität Bayreuth
und das Archiv der Max-Planck-Gesellschaft

laden ein zu dem gemeinsam veranstalteten Workshop

Juristische Kollisionen bei der Archivnutzung?
Urheberrecht und Nutzerverhalten im Wissenschaftsarchiv

Der eintägige Workshop findet auf dem Campus der Universität Bayreuth im Veranstaltungssaal des Studentenwerks Oberfranken, Universitätsstraße 30, am 14. April 2016 statt.

Der Workshop setzt die Veranstaltung des Archivs der Max-Planck-Gesellschaft und des Staatsarchivs Hamburg, die im Februar 2015 in Berlin mit einem Schwerpunkt auf Fragen des Eigentumsrechts an Archivgut privater Provenienz stattgefunden hat (Rückschau), unter anderem Blickwinkel fort. Im Mittelpunkt sollen nun Fragen im Zusammenhang mit der Nutzbarmachung und Nutzung stehen. Eingeladen sind alle interessierten Vertreter von Archiv- und Sammlungsgut verwahrenden Einrichtungen, unabhängig davon, ob sie an der Vorgängerveranstaltung teilgenommen haben oder nicht.

Nähere Informationen zum Programm und zur Registrierung erfolgen später auf der Veranstaltungs-Website: http://www.ua.uni-bayreuth.de/de/veranstaltungen/index.html.

"Was meinen Sie, geschätzter Leser, geschätzte Leserin, wenn Sie von „Ihrem Archiv“ sprechen? Meinen Sie damit vielleicht Ihre Fotoalben oder über die Jahre zusammengetragene Zeitungsausschnitte? Haben Sie vielleicht ein „Briefmarkenarchiv“, oder ist ein Archiv für Sie gar gleichbedeutend mit einer Sammlung? Dann meinen wir mit „Archiv“ etwas Grundverschiedenes. Archiv und Sammlung, das ist wie Tag und Nacht, wie Licht und Schatten."

So beginnt ein neuer Beitrag auf unibloggt.hypotheses.org, in dem anlässlich des zweiten "Geburtstags" des Universitätsarchivs Bayreuth über die Nutzungs- und Auswertungsmöglichkeiten besonders jungen Archivguts reflektiert wird. Dabei kommt der Autor zu dem durchaus diskussionswürdigen und vielleicht provokativen Schluss, dass die sog. allgemeine archivgesetzliche Schutzfrist einerseits in bestimmter Hinsicht durchaus sinnvoll ist, andererseits aus anderer Sicht kaum mehr eine Berechtigung findet. Generell stellt der Autor die Frage, wie weit Archivgut der allerjüngsten Zeit überhaupt in sinnvolle Nutzungsvorhaben einfließen kann.

http://unibloggt.hypotheses.org/389

Spitze Klammern aus XML wurden als geschweifte dargestellt, um Browser hinsichtlich der Darstellung am Bildschirm nicht zu verwirren!

Ausgangssituation:

1. Ihre Excel-Tabelle enthält Erschließungsinformationen in einer Spaltenaufteilung, die den Anforderungen von EAD bzw. ISAD(G) entsprechen (=Gliederung nach den üblichen Verzeichnungsfelder).

2. Die Erschließungsinformationen gehören derselben Verzeichnungsstufe an. (Die Konvertierung in unterschiedlichen Verzeichnungsstufen wäre deutlich aufwendiger!)

3. Oberhalb der Spaltenüberschriften befinden sich keine weiteren Felder.

 

Konvertierungsvorgang:

1. Legen Sie für sich fest, welche Spalte mit welchem EAD-Tag kodiert werden soll. Nur in wenigen Fällen werden dabei Wahlmöglichkeiten bestehen (z.B. Titel als {unittitle}, Enhältvermerk als {abstract} usw.). Verwenden Sie dabei die EAD-Tags, die Ihre Archivsoftware für die Kodierung der jeweiligen Art von Information verwendet, damit Ihre Software das Konvertierungsergebnis später lesen kann! Es ist hilfreich, sich eine bereits existierende EAD-XML-Datei anzuschauen bzw. auszudrucken, um zu sehen, was für ein EAD-Profil die Software verwendet.

2. Erstellen Sie ein Worddokument und schreiben den vollständigen EAD-Kode für einen einzigen Datensatz (= für eine Zeile der Exceltabelle).

Dies kann z.B. so aussehen:

{c02 level=“file“}
{did}
{physdesc}
{extent}{/extent}
{physdesc}
{unitid type=”bestellnummer”}{/unitid}
{unittitle}{/unittitle}
{unitdate}{/unitdate}
{abstract}{/abstract}
{/did}
{/c02}

3. Starten Sie die Seriendruckfunktion in Word und geben Sie an, ein „Verzeichnis“ (in älteren Wordversionen „Katalog“) erstellen zu wollen. Wählen Sie Ihre Exceltabelle als Quelldatei aus. Fügen Sie nun zwischen Anfang und Ende der EAD-Tags mittels „Seriendruckfeld einfügen“ die betreffenden Verweise auf die Spalten Ihrer Exceltabelle ein.

4. Erzeugen Sie nun die Seriendruckdatei über „Fertig stellen und zusammenführen“.

5. Speichern Sie die erzeugte Datei als TXT-Datei ab.

6. Öffnen sie diese Datei mit einem Editor, z.B. Notepad++ und ersetzen Sie die Anführungs- und Schlusszeichen durch Anführungs- und Schlusszeichen. Der Editor wird dabei Spezifika der Word-generierten Zeichen beseitigen und diese Zeichen standardisieren. Anschließend speichern Sie die Datei als XML ab.

7. Erzeugen Sie nun mit Ihrer Archivsoftware eine neue Findbuchdatei. Ihre Tektonik soll bis dahin reichen, wo Sie die neuen Verzeichnungseinheiten einfügen wollen.

8. Öffnen Sie die mit der Archivsoftware erzeugte Datei mit einem Editor (z.B. Notepad++). Eventuell müssen Sie dazu vorübergehend die Dateiendung in .xml verändern. Kopieren Sie die komplette XML-Datei, die die Erschließungsinformation aus der Excel-Tabelle enthält, und fügen Sie sie in die Datei aus der Archivsoftware oberhalb der folgenden letzten Zeilen ein:

{/c01}
{/dsc}
{/archdesc}
{/ead}

Speichern Sie die Datei als XML ab.
Sofern die Datei inhaltlich und in ihrer Tektonik so bereits Ihren Wünschen entspricht, können Sie sie jetzt bereits auch außerhalb Ihrer Archivsoftware weiterverwenden (z.B. als Input in ein Archivportal).

9. Fertigen Sie ggf. eine Kopie der Datei an und ändern die Endung .xml wieder so, wie sie von Ihrer Archivsoftware ursprünglich erzeugt wurde (bei MidosaXML z.B. in die Endung .ead).

10. Öffnen Sie die Datei mit Ihrer Archivsoftware und bearbeiten Sie sie in Inhalt und Struktur beliebig weiter.

Archiverschließung und -verwaltung mit standardkonformer Software

Geschrieben für die Softwareanbieter der Archivistica 2013 ;-)

Die archivarische Community ist aufgerufen, sich an einem biographischen Portal über Archivarinnen und Archivare zu beteiligen, das vom ICA ins Leben gerufen wurde:

Die Sektion der Universitätsarchivare und Archivare wissenschaftlicher Institutionen im Internationalen Archivrat (ICA SUV) startet das Projekt „Internationale Online-Biographie der Archivare“ (Online International Archivist Biography project). Es soll die Kommunikation unter und mit ArchivarInnen, das gegenseitige Verständnis und das Lernen über den anderen über nationale Grenzen hinweg erleichtern. Die Website wird Kurzbiographien lebender oder verstorbener Personen anbieten, die die Geschichte des Archivwesen in praktischer oder theoretischer Hinsicht z.B. durch Publikationen besonders beeinflussten oder in der heutigen archivwissenschaftlichen Diskussion und archivfachlichen Entwicklung hervortreten. Zu den Biographien soll jeweils eine kurze Literaturliste mit Veröffentlichungen der bzw. zur jeweils beschriebenen Person treten.

Das Herausgebergremium fordert ArchivarInnen und StudentInnen der Archivwissenschaft rund um den Globus auf, Vorschläge für biographische Einträge einzureichen. Nähere Hinweise dazu finden sich auf den SUV-Websites: http://www.library.illinois.edu/ica-suv/NewsEvents.php. Kontaktinformation für das Einreichen von Vorschlägen beinhaltet das PDF-Dokument „ICA SUV Online Biography instructions and descriptive fields“. Die Beiträge werden mit dem Namen des jeweiligen Autors versehen sein.
Zum Ende des Sommers 2013 soll bereits ein einfaches biographisches Portal mit den ersten Einträgen zur Verfügung stehen.

Bitte machen Sie weitere potentielle Interessenten an diesem Projekt darauf aufmerksam.

Ansprechpartnerin im ICA ist Frau Dr. Susanne Belovari von der Tufts University (Boston, Massachusetts): susanne.belovari@tufts.edu; (Kommunikation in deutscher Sprache möglich!).

P.S.: Schenken Sie doch Ihrer Kollegin / Ihrem Kollegen einen Eintrag über sie / ihn in der Online-Biographie zum Geburtstag ;-)!